#NIStesami

Business case: Interne komunikacije NIS-a u doba krize

Autor: tim NIS-a 23.09.2020 • 5 min read

HR World, regionalna zajednica HR profesionalaca, izdvojila je našu kompaniju kao dobar primer internog informisanja zaposlenih tokom epidemije virusa COVID-19 i vanrednog stanja u našoj zemlji. Naše kolege iz Departmana za interne komunikacije su u tekstu pred vama podelile svoja iskustva u ovom poduhvatu.

Svaka kriza je prilika – krilatica je kojom se Departman za interne komunikacije NIS-a vodi u svakoj kriznoj situaciji, pa smo tako i krizu izazvanu pandemijom odmah shvatili kao šansu da budemo još bolji u poslu koji radimo. Naša misija za vreme vanrednog stanja bila je pre svega da informišemo, a potom i da motivišemo i pružimo podršku našim kolegama u novim vanrednim okolnostima. Sa ciljem da svi ostanemo povezani, i da što lakše prihvatimo promene i nove radne okolnosti, interne komunikacije su učinile mnogo više od samo pukog informisanja.

Izazov sa kojim smo se susreli: Bilo je izvesno da će vanredno stanje u Srbiji biti uvedeno, pa smo unapred pripremili komunikacioni plan i ključne korake rada, kako bi sve kanale informisanja prilagodili novonastaloj situaciji i novim ciljevima. Najvažniji cilj bio je da oko 12.000 kolega širom Srbije i regiona, bez obzira na to da li rade u rafineriji, na bušotinama, benzinskim stanicama ili od kuće, odmah informišemo o novim merama zaštite i načinima prevencije virusa, kao i o promenama u radu kompanije. Najveći izazov bio nam je da im, uz sve te informacije, pružimo i osećaj povezanosti i sigurnosti. Informacije su morale da budu poslate brzo i ka svima. I to je posebno bilo izazovno jer veliki broj kolega radi na terenu i nemaju svakodnevni pristup „online“ kanalima.

Rešenje: Kreiranje i plasiranje raznovrsnog sadržaja na našem internom Portalu i pojačana upotreba offline kanala informisanja, obeležili su naš rad za vreme vanrednog stanja.  

Od samog starta zdravlje i bezbednost zaposlenih su na prvom mestu, pa su tako najvažnije informacije koje smo komunicirali bile one o merama zaštite, instrukcijama o ponašanju u slučaju simptoma ili sumnjivih kontakta. Promene u radu kompanije su bile svakodnevne – promena radnog vremena, prebacivanje više od 3000 ljudi na rad od kuće, nošenje nove zaštitne opreme, dezinfekcija svih objekata, zatim uvođenje dozvola za rad u vreme policijskog časa i mnoge druge administrativne i HR promene bile su takođe teme za komunikaciju.

Kada je reč o internom Portalu, po uvođenju vanrednog stanja lansirali smo unapred kreiranu sekciju “Koronavirus – sve informacije na jednom mestu”. Nakon samo nekoliko dana ova sekcija bila je među najčitanijima na našem Portalu, što je pokazalo da je potreba za informacijama velika.

S druge strane, znali smo da veliki broj kolega nema pristup Portalu ili službenom mejlu, pa smo info table koristili češće (2-3 puta nedeljno) i tako omogućili da i naši terenci budu pravovremeno informisani. Slanje SMS-a odigralo je veliku ulogu jer smo veoma brzo mogli da pošaljemo kratke i jasne poruke, važne informacije, podsetnike i savete.

Važan kanal bili su i rukovodioci svih nivoa i ova kriza je pokazala koliko je svaki linijski rukovodilac važna karika u radu jedne kompanije. Svi oni pokazali su veliku odgovornost u pružanju podrške svojim timovima, ali su i delili sve informacije koje smo im slali putem posebno kreiranog Infopaketa za rukovodioce. Pored informacija za zaposlene, rukovodiocima smo pružali i savete i preporuke za rad u neizvesnim okolnostima.

Značaj i uloga lidera su ključni u krizi, pa smo tako, u saradnji sa generalnim direktorom i ostalim top menadžerima, kroz različite kanale kontinuirano slali poruke podrške i davali primer ponašanja u novonastaloj situaciji. Putem mnoštva video i tekstualnih formata slali smo poruke sigurnosti i zajedništva. Naš Departman je i deo krovne kompanijske kampanje #NIStesami, kojom smo, iz našeg ugla, želeli da olakšamo zaposlenima upoznavanje sa izmenjenim uslovima rada, ali i da posebnu podršku pružimo kolegama koje su svakodnevno radile na terenu. Kroz seriju intervjua “Vanredno sa”, sa kolegama iz mnogih organizacionih delova razgovarali smo o tome kako izgleda njihov dan na pumpi, bušotini, rafineriji ili kod kuće, šta se promenilo i šta ih motiviše da i u ovim teškim vremenima predano obavljaju svoj posao. Početni period sa sobom je nosio veliki broj informacija i promena u vezi sa poslovanjem, ali smo ga takođe iskoristili da kolege podstaknemo da vreme kod kuće provedu na koristan i zabavan način. Tako su se u sklopu našeg Portala ubrzo našli i saveti o tome kako kreativno provesti vreme sa decom različitog uzrasta, hobijima, saveti za rad od kuće, vežbanju u kućnim uslovima, kao i pozivi kolegama da preporuče svoje omiljene knjige, filmove, serije ili zanimljive recepte koje su isprobali u izolaciji, što je posebno podstaklo interakciju među njima.

Ovo je za nas bila idealna prilika i za lansiranje novog formata komunikacije koji je pokazao izuzetan potencijal – NIS podkast.

Ovim putem smo se, između ostalog, bavili mentalnim zdravljem i porodičnim odnosima. Još jedna novina je i naša prva interna „pitalica“ za najmlađe. Pozvali smo kolege da nam šalju video odgovore svojih mališana na pitanja šta su koronavirus i vanredno stanje, a koje smo potom objavili na našem Portalu. Reakcije kolega pokazale su koliko je važno zabaviti se i održati vedar duh i u nelagodnim situacijama.

Uticaj, rezultati: Iako je vanredno stanje prošlo i svi se postepeno vraćamo u standardne životne tokove, komunikacija nastavlja da bude jedan od ključnih elemenata funkcionisanja NIS-a i u budućnosti. Meseci koji su za nama pokazali su važnost interne komunikacije, ali i da ona mora da bude jasna, otvorena i transparentna. Takođe, u krizi je podrška lidera ključna.

Šta smo naučili? Da brzo možemo da definišemo prioritete i donosimo važne odluke. Da delotvorna interna komunikacija ide prirodno kada čoveka stavimo u centar organizacije jer to otvara dijalog, gaji iskrenost i podstiče efikasnost i motivisanost.

#NIStesami